生成AIで議事録を作る方法：録音から要約・確認までの手順と注意点

この記事の要点

生成AIで議事録を作る流れは、「参加者の了承を得る → 録音・文字起こし → 要約 → 人の確認 → 共有」の5つです。AIに任せるのは「録音・文字起こし」と「要約」で、ほかは人が受け持ちます。
指示文で「決定事項・宿題・担当・期限」の形を決めておくと、毎回そろった議事録になり、確認もしやすくなります。
AIは人名や数字を取り違えることがあります。社外秘を話す会議は、法人向けのプランか、外部に送らない仕組みで扱います。

生成AIで議事録を作る5つの手順

議事録づくりを5つの手順に分けると、AIに任せる所と、人が受け持つ所がはっきりします。

手順	やること	主に受け持つもの
1. 了承を得る	録音と文字起こし（音声を文字にすること）をすると参加者に伝える	司会
2. 録音・文字起こし	会議ツールや録音アプリで、発言を文字にする	会議ツール・AI
3. 要約	文字起こしを、決まった形の議事録にまとめる	生成AI
4. 確認	人名・数字・決定事項・担当・期限を確かめて直す	書記・司会
5. 共有	参加者に配り、訂正を受け付ける	書記

AIが力を発揮するのは2と3です。4を省くと、誤りを含んだままの議事録が、正式な記録として残ってしまいます。

録音のときの3つの工夫

マイクを話す人の近くに置きます。 文字起こしの正確さは、録音の聞き取りやすさに左右されます。
発言の前に名乗ってもらいます。 1台の機器で録音する対面の会議でも、誰の発言かが文字に残ります。
最後に決定事項と宿題を読み上げます。 文字起こしにはっきり残るので、AIが拾いやすくなり、人の確認も楽になります。

録音の前に：参加者の了承と情報の扱い

録音や文字起こしを始める前に、目的と、記録の保存先・見られる人を伝えて了承を得ます。会議の冒頭に一言添えるだけで構いません。社外の人が参加する会議では、特に丁寧に伝えます。

Microsoft Teams・Zoom・Google Meet には、文字起こしやAIのメモを始めると、参加者の画面に知らせる仕組みがあります。ただし、画面の表示は了承の代わりにはなりません。口頭でも伝えます。

法律の面では、次の3点を押さえておきます。

名前が含まれるなどで特定の人が分かる録音は、個人情報にあたります。個人情報保護委員会のガイドラインに、例として載っています。
個人情報を含む内容を生成AIに入力するときは、利用目的の範囲内かを十分に確かめるよう、個人情報保護委員会が注意を呼びかけています。
個人情報保護委員会のQ&Aは、顧客との通話を例に、録音していること自体を伝える義務までは無いとしています（利用目的を本人に知らせるか、公表する義務はあります）。それでも、発言が文字になり、外部のサービスで処理されることを考えると、前もって伝えるのが誠実なやり方です。

議事録を作る指示文のひな形

文字起こしができたら、次の指示文の最後に貼り付けて、生成AIに渡します。

あなたは会議の書記です。
下の文字起こしから議事録を作ってください。

■形式
1. 会議の目的（1行）
2. 決定事項（箇条書き）
3. 宿題（内容・担当・期限の表）
4. 保留・次回に持ち越す事項
5. 主な意見（発言者の名前つき）

■守ること
・文字起こしに無いことは書かない
・担当や期限が出てこないときは「未定」
・「決定」と「検討中」を区別する
・数字、日付、金額は文字起こしのまま
・聞き取れない所は［不明］と書く

■参加者
（名前と所属を並べる）

■正しい表記
（社名・製品名・専門用語を並べる）

■文字起こし
（ここに貼り付ける）

ひな形のねらいは次のとおりです。

決定事項と宿題を分けます。 議事録を読む人が一番知りたいのは、何が決まり、誰が何をいつまでにやるかです。
無いことを書かせません。 生成AIは、話に出ていない担当や期限を、それらしく補ってしまうことがあります。「未定」と書かせれば、確認のときに埋められます。
参加者と正しい表記を渡します。 文字起こしで崩れた人名や製品名を、AIが直しやすくなります。直した結果は、必ず人が確かめます。

やり方の比べ方：会議ツール・文字起こし＋生成AI・社内のAI

やり方	向いている会議	情報の行き先	気をつけること
会議ツールの機能を使う	オンライン会議	会議ツールの提供会社	使えるプランが限られる
文字起こし＋生成AI	対面の会議、電話	文字起こしと生成AIの提供会社	手間が増える。サービスごとに学習の扱いを確かめる
社内で動かすAI	社外秘を話す会議	自社の機械の中だけ	準備と保守が要る。精度はモデルしだい

会議ツールに付いているAIの機能（2026年9月時点）

ツール	議事録に使える機能	使える条件	参加者への表示
Microsoft Teams	文字起こし、インテリジェント要約（AIのメモ・タスクの提案）	要約は Teams Premium か Microsoft Copilot のライセンス	文字起こしを始めると全員に通知
Zoom	AI Companion による会議の要約（日本語に対応）	Pro などの有料プラン	AIの機能が動くと、画面のアイコンの色が変わる
Google Meet	自動メモ生成（日本語に対応。1つの会議で1言語）	対象の Google Workspace か Google AI プラン	全員に通知し、鉛筆のアイコンを表示

どの機能も、管理者の設定で使えなくなっていることがあります。記録は、Teams では主催者の OneDrive、Google Meet では主催者の Google ドライブに保存されます。Zoom の要約は、主催者の設定に応じてメールや会議のチャットで届きます。Google は公式ヘルプで、要約が不完全・不正確になる場合があると説明しています。

文字起こし＋生成AI

対面の会議は、スマートフォンやICレコーダーで録音し、文字起こしのアプリやサービスで文字にしてから、上のひな形で生成AIにまとめさせます。録音ファイルをそのまま読み込める生成AIもあります（例：Gemini アプリ。読み込める長さはプランで違います）。入力した内容が学習に使われるかどうかは、サービスとプランで違います。各社の違いはChatGPTなど生成AIに社外秘を入力してよいかで整理しています。

社内で動かすAI

文字起こしには、OpenAI が公開している音声認識のモデル「Whisper」のように、自社の機械で動かせるものがあります。公式の説明でも精度は言語によって大きく違うとされているので、日本語の会議で試してから決めます。要約は、自社の機械で動かす生成AI（ローカルLLM）に任せられます。当社も、GPU（AIの計算を速くする部品）を1枚積んだ社内サーバーで、生成AIを常時動かしています。構成と実測はローカルLLMに必要なスペックと速度・電気代を実測で紹介しています。

確認のポイント：AIが間違えやすいところ

間違えやすいところ	起こりがちな例	確かめ方
人名・社名・製品名	同じ読みの別の字、聞き違い	参加者の名簿や用語の一覧と照らす
数字・日付・金額	桁の違い、「15日」と「50日」の聞き違い	録音の該当箇所を聞き直す
決定か検討中か	「検討する」が「決定」になる	決定事項を司会に読んでもらう
担当と期限	発言した人が、そのまま担当にされる	宿題の表を担当者本人に確かめてもらう
言い換え	要約で意味が少し変わる	大事な発言は、文字起こしと並べて読む

言い換えの誤りは、読み流すと気づきにくいものです。当社で要約を試したときも、元の文の「表計算ソフトに転記している」が、要約では「手書きの転記作業」に変わっていました。どちらも転記の話なので、ぱっと見では正しく見えてしまいます。

確認は、会議に出た人が行います。直した議事録を配るときに、訂正を受け付ける期限を決めておくと、記録が早く固まります。共有の範囲も決めておきます。たとえば Google Meet のメモは、主催者が「すべての招待済みゲスト」「組織内のゲストのみ」「主催者と共同主催者のみ」から共有先を選べます。

社外秘の会議で気をつけること

使うサービスとプランを決めます。 個人向けのプランは、設定によって、入力した内容がAIの学習に使われることがあります。会社として使うなら、法人向けのプランか仕事用のアカウントを選びます。
契約を確かめます。 取引先との秘密保持契約で、預かった情報を外部のサービスに渡すことが制限されている場合があります。
外に出せない会議は、外に出さない仕組みで扱います。 社内で動かすAIなら、録音も文字起こしも自社の機械の中で扱えます。
録音と文字起こしを残す期間を決めます。 議事録が固まった後も録音を残すか、いつ消すかを決めておきます。

使ってよいサービスや入力してよい情報は、社内ルールとして文書にしておくと、社員が迷わずに済みます。ひな形は生成AIの社内ルールの作り方に載せています。

まとめ

議事録づくりは5つの手順に分け、文字起こしと要約をAIに、了承・確認・共有を人に割り当てます。
決まった形の指示文を使い、「無いことは書かない」「分からない担当や期限は未定と書く」を守らせます。
社外秘を話す会議は、法人向けのプランか、外部に送らない仕組みで扱います。

当社では、議事録づくりのような毎日の業務への生成AIの取り入れや、情報を外に出さないAIの構成のご提案をしています。「今の会議ツールの機能で足りるか知りたい」という段階からでも、お気軽にご相談ください。詳しくはAI活用支援のページをご覧ください。