この記事の要点
- 生成AIを会社で使うなら、「禁止」より先に「どう使えば安全か」を決めることが大切です。ルールが無いと、社員が個人のアカウントで使い始め、会社から見えないところで情報が外に出ていくおそれがあります。
- 決めておくのは「使ってよいサービス」「入力してよい情報」「出力の確かめ方」など7つの項目です。
- この記事の後半に、そのまま使える社内ルールのひな形を載せています。
なぜ社内ルールが必要なのか
生成AIは、文章の下書きや要約、アイデア出しで大きな力になります。一方で、会社で使うときには次の3つの危うさがあります。
| 危うさ | 起きること |
|---|---|
| 情報が外に出る | 入力した顧客情報や社外秘の資料が、サービスの提供会社に送られる。設定によってはAIの学習に使われる |
| 誤りをそのまま使う | AIは、もっともらしい誤り（存在しない数字や法律など）を書くことがある |
| 他人の権利を侵す | 他人の文章や画像に似たものを作って公開したり、個人情報を目的外に使ったりしてしまう |
「危ないから全面禁止」にすると、かえって個人のアカウントでこっそり使われ、会社から見えなくなることがあります。使ってよい範囲をはっきり示すほうが、安全で、仕事の効率も上がります。
決めておく7つの項目
| 項目 | 決めること | 例 |
|---|---|---|
| 1. 使ってよいサービス | 会社が認めるサービスとプラン、使うアカウント | 会社が契約した法人向けプランを、会社のアカウントで使う |
| 2. 入力してよい情報 | 情報の区分ごとに、入力してよいかどうか | 顧客の個人情報は入力しない |
| 3. 設定 | 入力した内容を学習に使わせない設定・契約 | 学習に使われない設定を必ず確認してから使う |
| 4. 出力の確かめ方 | 誰が、何を確かめてから使うか | 数字・固有名詞・法律に関わる内容は、元の資料で確かめる |
| 5. 権利への配慮 | 他人の作品・商標・人物の扱い | 特定の作品や作者に似せる指示をしない |
| 6. 社外に出すとき | お客様に納めるもの・公開するものの扱い | 契約や相手の求めに応じて、AIを使ったことを伝える |
| 7. 相談と見直し | 相談先、事故のときの報告、見直す時期 | 年に1回と、新しいサービスを認めるときに見直す |
各社のサービスで、入力した内容が学習に使われるかどうかと、止める設定は、ChatGPTなど生成AIに社外秘を入力してよいかの記事で整理しています。
情報の区分の例
「入力してよい情報」は、社内の情報をいくつかの区分に分けて決めると迷いません。
| 区分 | 例 | 生成AIへの入力 |
|---|---|---|
| 公開情報 | ホームページやカタログに載せている内容 | 入力してよい |
| 社内限り | 社内の手順書、会議のメモ | 学習に使われない設定・契約のサービスなら入力してよい |
| 秘密情報 | 見積もり、未発表の製品、取引先から預かった資料 | 会社が認めた方法に限る（法人向けの契約、または外部に送らない仕組み） |
| 個人情報 | お客様や社員の氏名・連絡先など | 原則として入力しない |
取引先と結んだ秘密保持契約で、預かった情報を外部のサービスに渡すことが制限されている場合もあります。「秘密情報」の扱いは、契約の内容もあわせて確かめてください。
外部に一切送らずに使いたい情報には、自社の機械の中でAIを動かす方法もあります。当社で実際に動かしている例を、ローカルLLMに必要なスペックと速度・電気代を実測で紹介しています。
そのまま使えるひな形
中小企業で使いやすいように、1枚に収まる長さにしています。「当社」の部分を社名に置き換え、別表を自社に合わせて埋めてください。
生成AI利用規程（ひな形）
第1条（目的） この規程は、当社の業務で生成AIを安全かつ有効に使うための決まりを定める。
第2条（対象） この規程は、役員・従業員・派遣社員など当社の業務に従事するすべての者に適用し、業務で使うすべての生成AI（文章・画像・音声・プログラムなどを作るもの）を対象とする。
第3条（使ってよいサービス） 業務では、別表1に載せたサービスを、会社が用意したアカウントで使う。個人のアカウントを業務に使ってはならない。別表1にないサービスを使いたいときは、担当者の承認を得る。
第4条（入力してよい情報） 生成AIに入力してよい情報は、別表2の区分に従う。顧客や社員の個人情報、取引先から預かった秘密情報、未公開の経営情報は、会社が認めた方法以外で入力してはならない。
第5条（設定） 生成AIは、入力した内容がAIの学習に使われない設定または契約のもとで使う。
第6条（出力の確認） 生成AIが作ったものは、必ず人が内容を確かめてから使う。数字・固有名詞・法令に関わる内容は、元の資料で確かめる。生成AIが作ったものを使った結果の責任は、使った者が負う。
第7条（権利の尊重） 他人の著作物・商標・肖像などの権利を侵すおそれのある使い方をしてはならない。特定の作品や作者に似せる指示をしてはならない。生成AIが作ったものを社外に出す前には、既存の作品と似ていないかを確かめる。
第8条（社外への提供） 生成AIが作ったものをお客様に納める、または公開するときは、契約や相手の求めに従い、必要に応じて生成AIを使ったことを伝える。
第9条（相談と報告） 判断に迷うときは、担当者に相談する。入力してはならない情報を誤って入力したときは、すぐに担当者に報告する。
第10条（見直し） この規程は、少なくとも年に1回、また別表1にサービスを加えるときに見直す。
別表1 使ってよいサービス：サービス名／プラン／主な用途／学習に使われない設定の確認日／担当者
別表2 情報の区分：公開情報／社内限り／秘密情報／個人情報（それぞれの例と、入力してよいかどうか）
ひな形は一般的な例です。業種やお客様との契約によって、必要な決まりは変わります。
作るときのコツ
- 1枚に収めて、例を添えます。 長い規程は読まれません。「これはOK」「これはNG」の具体例があると迷いが減ります。
- サービスの一覧は別表にします。 各社の設定やプランは頻繁に変わるので、本文ではなく別表で管理し、見直しやすくします。
- 配るだけで終わらせません。 短い研修で、実際の画面を見せながら設定と使い方を確かめると、定着しやすくなります。
当社でも、開発では設計やコードを複数のAIに互いに確かめさせていますが、最終的な判断は必ずエンジニアが行っています。
まとめ
- 生成AIの社内ルールは、「使わせない」ためではなく「安心して使う」ために作ります。
- まずは、使ってよいサービス・入力してよい情報・出力の確かめ方の3つを決めるだけでも、大きく前進します。
- ルールができたら、中小企業の生成AI導入の進め方で紹介している手順で、小さく試しながら広げていくのがおすすめです。
当社では、社内ルールづくりや研修を含めた生成AIの導入をお手伝いしています。「うちの会社に合ったルールにしたい」という段階から、お気軽にご相談ください。詳しくはAI活用支援のページをご覧ください。